IDENTIFIKASI TACIT KNOWLEDGE SEBAGAI UPAYA PENGEMBANGAN KOMPETENSI ASN

A. Pengertian Tacit Knowledge

Tacit knowledge adalah pengetahuan yang melekat pada individu dan diperoleh melalui pengalaman kerja, intuisi, keterampilan pribadi, praktik kerja, maupun pengalaman lain yang relevan. Pengetahuan ini umumnya belum terdokumentasi secara tertulis dan lebih banyak diperoleh serta dibagikan melalui interaksi, pengalaman langsung, dan proses pembelajaran antarpegawai.

Dalam lingkungan pemerintahan, tacit knowledge dapat berupa pengalaman ASN dalam menyelesaikan permasalahan pekerjaan, cara berkomunikasi dengan masyarakat, strategi menghadapi situasi tertentu, tips mempercepat pekerjaan, maupun kemampuan mengambil keputusan berdasarkan pengalaman.

Tacit knowledge berbeda dengan explicit knowledge. Explicit knowledge dapat dituangkan dalam SOP, regulasi, buku panduan, atau pedoman resmi, sedangkan tacit knowledge lebih banyak berada dalam pengalaman dan kemampuan individu.

B. Mengapa Tacit Knowledge Penting bagi ASN?

Tacit knowledge merupakan salah satu aset penting organisasi karena pengetahuan dan pengalaman seorang ASN dapat memberikan nilai tambah terhadap pelaksanaan tugas.

Dalam praktiknya, sering kali terdapat kondisi ketika suatu pekerjaan hanya dapat berjalan optimal karena terdapat pegawai tertentu yang memiliki pengalaman atau keahlian khusus. Hal tersebut menunjukkan bahwa pengetahuan inti masih melekat pada individu dan belum sepenuhnya menjadi milik organisasi.

Apabila pegawai tersebut berpindah tugas atau tidak lagi berada pada unit kerja, organisasi berpotensi kehilangan sebagian kapabilitas yang selama ini mendukung pelaksanaan pekerjaan.

Oleh karena itu, manajemen pengetahuan diperlukan agar pengalaman dan pengetahuan individu dapat menjadi pengetahuan yang bermanfaat bagi organisasi.

C. Bentuk Tacit Knowledge dalam Pelaksanaan Tugas ASN

Tacit knowledge tidak harus berupa pengetahuan yang luar biasa atau inovasi besar. Pengetahuan sederhana yang membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan memberikan manfaat bagi orang lain juga merupakan tacit knowledge yang berharga.

Contohnya:

1. Cara menghadapi masyarakat yang sedang marah hingga menjadi lebih tenang.

2. Cara mengurangi kesalahan dalam input data.

3. Cara menjelaskan persyaratan pelayanan agar masyarakat mudah memahami.

4. Cara menyelesaikan suatu permasalahan berdasarkan pengalaman.

5. Tips atau shortcut yang membuat pekerjaan lebih efektif.

6. Kemampuan membangun komunikasi dan kepercayaan dengan pihak terkait.

7. Strategi menghadapi situasi tertentu yang belum sepenuhnya dijelaskan dalam SOP.

Materi menekankan bahwa pengalaman praktis, kemampuan menyelesaikan masalah, cara atau shortcut, serta interaksi dan intuisi merupakan bagian dari tacit knowledge.

D. Identifikasi Tacit Knowledge sebagai Proses Pembelajaran ASN

Identifikasi tacit knowledge dapat dimulai dengan melakukan refleksi terhadap pengalaman kerja. ASN dapat mengidentifikasi:

• masalah apa yang pernah atau sering diselesaikan;

• cara atau trik yang digunakan untuk menyelesaikan masalah;

• pengalaman yang membentuk kemampuan tersebut;

• manfaat yang diperoleh dari penerapan cara tersebut.

Dengan demikian, aktivitas pekerjaan sehari-hari tidak hanya dipandang sebagai rutinitas, tetapi juga sebagai sumber pembelajaran dan pengetahuan.

Proses ini mendorong ASN untuk mengenali kompetensi yang dimiliki, merefleksikan pengalaman, dan membagikan pengetahuan kepada rekan kerja.

E. Pengelolaan Tacit Knowledge

Dalam materi, identifikasi tacit knowledge mencakup delapan informasi utama, yaitu:

1. Data pegawai;

2. Pengetahuan yang dimiliki;

3. Sumber atau aktivitas pembentuk pengetahuan;

4. Konteks dan manfaat penggunaan;

5. Strategi transfer pengetahuan;

6. Tingkat urgensi pengetahuan;

7. Tingkat akses pengetahuan; dan

8. Rencana bentuk konversi pengetahuan.

Tingkat urgensi perlu diperhatikan karena semakin tinggi risiko kehilangan dan dampaknya terhadap organisasi, semakin tinggi pula prioritas dokumentasinya. Pengetahuan dapat dikategorikan aman, kritis, atau sangat kritis berdasarkan tingkat ketergantungan organisasi terhadap pengetahuan tersebut.

F. Transfer dan Konversi Tacit Knowledge

Tacit knowledge tidak harus selalu diubah menjadi SOP. Bentuk dokumentasi harus disesuaikan dengan karakter pengetahuan.

Beberapa bentuk konversi pengetahuan antara lain:

• infografis atau diagram alur;

• modul atau panduan kerja;

• SOP atau petunjuk teknis;

• artikel best practice dan lesson learned;

• video tutorial atau demonstrasi;

• podcast atau rekaman wawancara ahli;

• bahan presentasi pembelajaran;

• FAQ, repositori dokumen, katalog pengetahuan, atau bank pengetahuan.

Dengan adanya transfer pengetahuan, pengalaman individu dapat menjadi pembelajaran bersama dan tidak berhenti pada satu orang.

G. Kaitan dengan Pengembangan Kompetensi ASN

Identifikasi dan pengelolaan tacit knowledge memiliki hubungan erat dengan pengembangan kompetensi ASN karena kompetensi tidak hanya diperoleh melalui pelatihan formal, tetapi juga melalui pengalaman dan pembelajaran di tempat kerja.

1. Meningkatkan kompetensi teknis

ASN dapat belajar dari pengalaman pegawai yang telah lebih dahulu menguasai suatu pekerjaan. Pengetahuan praktis yang diperoleh melalui pengalaman dapat membantu ASN lainnya memahami cara menyelesaikan pekerjaan secara lebih efektif.

2. Meningkatkan kompetensi manajerial

Pengalaman dalam menyelesaikan masalah, mengambil keputusan, membangun koordinasi, dan mengelola pekerjaan dapat menjadi sumber pembelajaran bagi ASN untuk meningkatkan kemampuan manajerial.

3. Meningkatkan kompetensi sosial dan kultural

Tacit knowledge juga dapat berupa kemampuan berkomunikasi, membangun kepercayaan, memahami karakter masyarakat, dan menyesuaikan pendekatan ketika memberikan pelayanan.

4. Mendorong pembelajaran berkelanjutan

ASN didorong untuk menjadikan pengalaman kerja sebagai sumber pembelajaran. Setiap permasalahan dan penyelesaiannya dapat direfleksikan sehingga menghasilkan pengetahuan baru yang dapat dibagikan kepada pegawai lainnya.

5. Membangun organisasi pembelajar

Ketika pengetahuan tidak hanya tersimpan pada individu tetapi dibagikan kepada pegawai lain dan dikembangkan menjadi dokumentasi pengetahuan, organisasi menjadi lebih mampu belajar dari pengalaman.

Dengan demikian, pengembangan kompetensi tidak hanya berorientasi pada peningkatan kemampuan individu, tetapi juga pada penguatan kapasitas organisasi.

H. Implementasi dalam Pekerjaan ASN

Penerapan tacit knowledge dapat dilakukan melalui beberapa langkah sederhana:

Identifikasi → Refleksi → Dokumentasi → Transfer → Konversi → Pemanfaatan

ASN terlebih dahulu mengidentifikasi pengalaman dan keahlian yang dimiliki. Selanjutnya, pengalaman tersebut direfleksikan untuk menemukan masalah, cara penyelesaian, dan manfaatnya. Pengetahuan kemudian didokumentasikan dan ditransfer kepada rekan kerja melalui diskusi, mentoring, sharing session, atau media pembelajaran lainnya.

Pengetahuan yang telah teridentifikasi selanjutnya dapat dikonversi menjadi bentuk yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

I. Contoh Penerapan pada Pelayanan Publik

Seorang ASN memiliki pengalaman menghadapi masyarakat yang kecewa karena proses pelayanan membutuhkan waktu lebih lama.

Berdasarkan pengalaman, ASN tersebut mengetahui bahwa masyarakat akan lebih mudah menerima kondisi tersebut apabila diberikan penjelasan dengan bahasa sederhana, disampaikan secara santun, serta diberikan informasi mengenai tahapan dan perkiraan proses selanjutnya.

Pengalaman tersebut merupakan tacit knowledge.

Jika hanya diketahui oleh ASN tersebut, manfaatnya masih terbatas. Namun apabila pengalaman tersebut dibagikan melalui forum internal, ditulis sebagai lesson learned, dibuat menjadi panduan komunikasi, atau divisualisasikan dalam materi pembelajaran, maka pengetahuan tersebut dapat dimanfaatkan oleh ASN lainnya.

Dengan demikian, pengalaman individu berubah menjadi aset pengetahuan organisasi.

J. Nilai Strategis bagi ASN

Pengelolaan tacit knowledge membentuk ASN yang:

• mau belajar dari pengalaman;

• mampu melakukan refleksi terhadap pekerjaan;

• terbuka terhadap pembelajaran dari rekan kerja;

• mampu berbagi pengetahuan;

• adaptif terhadap permasalahan;

• mampu meningkatkan efektivitas pekerjaan; dan

• berkontribusi terhadap terciptanya organisasi pembelajar.

Pada akhirnya, manajemen pengetahuan bukan hanya tentang menyimpan informasi, tetapi bagaimana pengalaman dan pengetahuan ASN dapat terus dipelajari, dibagikan, dan dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan tugas serta pelayanan kepada masyarakat.

K. Kesimpulan

Tacit knowledge merupakan pengetahuan berharga yang melekat pada pengalaman dan kemampuan ASN. Pengetahuan tersebut dapat menjadi sumber peningkatan kompetensi apabila mampu diidentifikasi, dibagikan, dan dikonversi menjadi pengetahuan yang dapat dimanfaatkan organisasi.

Melalui identifikasi tacit knowledge, ASN belajar mengenali pengalaman dan kompetensinya sendiri sekaligus berkontribusi dalam pengembangan kompetensi rekan kerja. Hal ini mendukung terciptanya organisasi pembelajar, di mana pengalaman kerja menjadi sumber pembelajaran berkelanjutan.

Oleh karena itu, setiap ASN tidak hanya dituntut untuk memiliki pengetahuan, tetapi juga mampu berbagi pengetahuan dan menjadikannya bermanfaat bagi organisasi.